การสร้างจดหมายเวียน

การสร้างจดหมายเวียน
การสร้างจดหมายเวียน มี 3 ขั้นตอน คือ
1.การสร้างเอกสารหลัก หรือแบบฟอร์มสำหรับจดหมายเวียน
2.การสร้างฐานข้อมูล
3.ทำการผนวกเอกสารหลักเข้ากับฐานข้อมูล
1. การสร้างเอกสารหลัก
1.คลิกที่เมนู เครื่องมือ แล้วเลื่อนไปคลิกที่เมนูย่อย จดหมายเวียน
2.เมื่อปรากฏหน้าต่างตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ให้คลิกปุ่ม สร้าง ใต้หัวข้อที่ 1
3.คลิก จากจดหมาย --> คลิก หน้าต่างที่เปิดใช้งานอยู่
4.คลิกปุ่ม แก้ไข --> คลิกปุ่ม จากจดหมาย………
5.ทำการพิมพ์แบบฟอร์ม ที่ต้องการ
6.เสร็จแล้วคลิก เพื่อ บันทึก (เมื่อปรากฏหน้าต่างการบันทึก ให้พิมพ์ตั้งชื่อว่า….ฟอร์ม 1

แล้วจึงคลิกที่ปุ่ม บันทึก )

2. การสร้างแหล่งฐานข้อมูล
1.คลิกเมนู เครื่องมือ แล้วเลื่อนไปคลิกที่เมนูย่อย จดหมายเวียน
2.คลิกปุ่ม รับข้อมูล ใต้หัวข้อที่ 2
3.คลิกปุ่ม สร้างแหล่งข้อมูล
4.ทำการกำหนดเขตข้อมูลตามแบบฟอร์มที่ปรากฏ
4.1หัวข้อใดที่ไม่ต้องการ ให้คลิกที่ปุ่ม เอาชื่อเขตข้อมูลออก
4.2ถ้าต้องการเพิ่ม หรือเปลี่ยนแปลง ให้พิมพ์ลงในช่อง ชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิกปุ่ม เพิ่มชื่อเขต ข้อมูล แล้วทำการคลิกย้าย ขึ้น หรือ ลง ไปไว้ยังตำแหน่งที่ต้องการ
5.คลิกปุ่ม ตกลง จะปรากฏหน้าต่างบันทึก ( ให้พิมพ์ชื่อว่า ข้อมูล 1 แล้วคลิกปุ่ม บันทึก )
6.คลิกเลือกปุ่ม แก้ไขแหล่งข้อมูล
7.ทำการพิมพ์ป้อนข้อมูล (ในขณะพิมพ์ เมื่อพิมพ์เสร็จแต่ละบรรทัด ให้กด แท็บ เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ เมื่อ พิมพ์เสร็จแต่ละ เรคคอร์ด ให้คลิกที่ปุ่ม เพิ่มใหม่ เมื่อพิมพ์ข้อมูลเรคคอร์ดสุดท้ายเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง 3. 3.การผนวกฐานข้อมูลเข้ากับเอกสารหลัก

เมื่อสร้างเอกสารหลักและฐานข้อมูลเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การผนวกเอกสาร ให้ทำดังนี้
1.เลื่อนเคอร์เซอร์ ไปไว้ยังตำแหน่งที่ต้องการแทรก ชื่อเขตข้อมูล
2.ในแถบเครื่องมือ จดหมายเวียน ให้คลิกที่ แทรกเขตข้อมูลผสาน จะปรากฏชื่อเขตข้อมูลที่เราสร้างไว้ ให้คลิกเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจะนำไปวางไว้ตรงจุดที่กำหนด
3.ดำเนินการตาม ข้อ 1 และ ข้อ 2 จนครบเขตข้อมูล
4.คลิกที่ ไอคอน <> แสดงข้อมูลผสาน
5.ถ้าต้องการดูเรคคอร์ดต่อไป ให้คลิกที่ 4 ถ้าต้องการย้อนกลับ ให้คลิก 3